Le déroulement de ces réunions de service est strictement codifié. La préparation de l’ordre du
jour relève de la compétence du chef de service ou de son assistant. Il doit être affiché et accessible
à tous les employés du service concerné deux semaines avant la tenue de la réunion. Les
employés doivent être en mesure de proposer et d’ajouter des points dont ils souhaitent discuter.
Il est recommandé de varier les jours de la semaine et les heures pour la tenue des réunions de
service pour permettre à tous les employés, sans discrimination, d’y participer1
. Un ordre du jour
final est remis à tous les participants cinq jours avant la tenue de la réunion. Ce document indique
également le nom des participants qui se sont portés volontaires pour assumer l’un des rôles
prévus par le règlement. Ces rôles, qui ne doivent pas être pris en charge par les mêmes
personnes d’une réunion à l’autre, sont les suivants :